Last Updated on 7 Monaten by Eric Beuchel

Die leidvolle Praxis – fehlende Dokumentation

Jeder Mensch, der schon einmal im IT-Support gearbeitet hat, wird von der folgenden Situation ein Lied singen können:

Hier möchte ich die letzten Tage / Wochen dokumentieren, wie es mir einem Supportfall ergangen ist. Es ist der typische Falle eines Notfall Anrufes.

Ausgangssituation

  • Schnelle Hilfe möglich?
  • Netzwerk hat Herr XYZ erstellt. Nein, den gibt es nicht mehr.
  •  EDV Dokumentation vorhanden?
    Was ist das denn?
  • Sie haben mir doch den Server vor einiger Zeit verkauft. Können Sie mir helfen.
    Ja, eine Betreung des Netzwerkes war ausdrücklich nicht vereinbart worden.
    OK, und damit war ich trotzdem mit meiner Gutmütigkeit verhaftet    😉
    kurze Doku für den Auslieferungszustand war noch vorhanden.
  • Ich sitze in Nagold und der Kunde im Großraum Frankfurt. Also eine schnelle Anfahrt ist nicht möglich.

Ausdrücklich geschrieben:

Beim Endkunden ist meist nicht der Preis “Geiz ist geil” das Problem, sondern die Gutgläubigkeit in den EDV’ler.
Und der war ein EDV’ler der ersten Stunde und die Ideen waren damals korrekt. Aber von einem laufenden Support und Dokumentation als Angebot wurde abgesehen. Ergo, verkauft und danach abhanden gekommen.
Das Motto war wie bei so vielen Technikern, schaue dir die EDV an, dann weisst Du alles.

Einmal angefangen und gepflegt, erspart den Support den sehr kostenpflichtige “Jugend forscht” Aufwand!

Übrigens, kein ernsthafter Kunde hat mir jemals den Aufwand für die Dokumentation abgelehnt.

rechtlicher Hinweis, weil es viele nicht für Ernst nehmen

es gibt seit Mai 2018 die EU-DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG neu) und dort wird u.a. auch das Kapitel Datensicherheit beschrieben.

Datensicherheit – Definition, Ziele, Gesetze, Maßnahmen

Zur Datensicherheit zählen technische Maßnahmen, die dem Schutz von allen möglichen Daten dienen.
In der Datensicherheit werden folgende Ziele verfolgt:

  • Vertraulichkeit,
  • Integrität und
  • Verfügbarkeit der Daten.

Im Gegensatz zum Datenschutz beschränkt sich die Datensicherheit nicht auf personenbezogene Daten.

Im Internet und bei der Datenschutzkonferenz (DSK) steht viel darüber geschrieben.

Link hierzu https://www.datenschutzkonferenz-online.de/kurzpapiere.html

Besonderer Hinweis:

Vor Gericht zählt letztlich auch das Fachwissen der beteiligten Personen.

  • Verantwortlich grundsätzlich ist der Inhaber der Daten.
  • Zudem der IT-Dienstleister, wenn er Gefahren erkennt und diese nicht benennt. Motto “Wer schreibt der bleibt”

Was muss dokumentiert werden?

Jeder Admin schreibt ungern etwas auf. Das ist wie der Teufel und das Weihwasser   😉 Ja, ich mache das Spiel seit 1979 lang genug mit.

Letztlich müssen aber diese Themen am Ende dokumentiert sein.

  • Installation
  • Administration
  • Fehler
  • Sicherheit
  • Rollen

einfache Dokumentation – must to have

Mindestanforderung einer Dokumentation
erstellt mit einfachsten Mittel:
quick and dirty – aber erspart sehr viel Zeit!

  • cmd und ipconfig
  • advanced ipscanner
  • Printscreens
  • wordpad (überall dabei) / notepad++

umfangreiche Dokumentation – für die DSGVO

hier saß der Kollege mehrere Stunden daran

besondere Hilfsmittel

  • Advanced IP Scanner
  • Microsoft Visio für die Pläne
  • freepcaudit für die Rechner
  • Portscan / Schwachstellenanalyse auf die öffentliche Adresse ‚XXXXX.dlinkddns.com‘ , durchgeführt mit Zenmap

Dokumentation – vom Q-Fox Leitwerk TeamOne

Ausführung durch:

— Kevin Zimmermann —
Team One
Pre Sales Solution Architect

Team One der Leitwerk AG / Q-Fox

iCloud Bilder download

Links von mir bei Kunden genutzte Verfahren

Jeder Admin schreibt ungern etwas auf. Das ist wie der Teufel und das Weihwasser   😉
Ja, ich mache das Spiel seit 1979 lang genug mit.

Stand 10.04.2023

in der wilden Entwicklung begriffen . . . Feinschliff erfolgt nach der Ideen Sammlung . . .


Handy Foto Nutzung

hat jeder, kann jeder schnell bedienen und ist erst einmal auf dem Handy gesichert.


Papier und Bleistift

Das gute alte Stück Papier nutzt jeder Admin als Spickzettel
“Haben Sie mir bitte geschwind einmal ein Blatt Papier und einen Stift”

unbedingt mit dem Handy abfotografieren!


Windows Editor

einfache Notepad in reiner Textform


Notepad++

https://notepad-plus-plus.org/


Professional System Information and Diagnostics

HWInfo

https://www.hwinfo.com/


Advanced IP Scanner ‒ Den kostenlosen Netzwerk-Scanner …

Advanced IP Scanner zeigt alle Geräte im Netzwerk, gewährt Zugriff auf freigegebene Ordner und ermöglicht das Herunterfahren des Rechners aus der Ferne.