Familienarchiv aufbauen: Schritt-für-Schritt zu digitaler Ordnung

Scans, Fotos und Videos richtig sammeln

Meine Sammlung besteht aus verschiedensten Quellen:

IMG: Aufnahmen vom Smartphone oder Digitalkamera
Meine Fotogerätschaften
Papierscan: Eingescannt mit Flachbettscanner (Fotos, Briefe, Urkunden)
Scannen – Epson Perfection
DiaScan: Digitalisierte Dias und Negative
Scannen – Nikon Coolscan 5000 ED
Videos: Digitalisierte VHS-Aufnahmen und Handyvideos

Diese Vielfalt erfordert klare Regeln zur Benennung und Ablage – sonst verliert man schnell den Überblick.

Dateibenennung mit System: Datum, Uhrzeit und Medientyp

Da alle inhaltlichen Informationen wie Ort, Anlass oder Personen direkt in den Metadaten (IPTC/XMP) hinterlegt sind, konzentriert sich die Dateibenennung auf technische Eindeutigkeit und chronologische Sortierbarkeit.

ausführlich in diesem Blogbeitrag Dateibenennung im digitalen Familienarchiv

Format:

[JJJJMMTT]_[HHMMSS]_[ART]_[ZÄHLER].jpg

JJJJMMTT: Aufnahmedatum
HHMMSS: Uhrzeit (bei Scans ggf. auf 000000 gesetzt)
ART: Dateiquelle, z. B. IMG (Digitalbild), SCAN (Papierbild), DIA (Dia), VID (Video)
ZÄHLER: Seriennummer, beginnend bei 01

Beispiele:

19851224_103500_IMG_01.jpg
19780501_000000_SCAN_02.jpg
19991231_235959_VID_01.mp4

Ort, Anlass, Kommentar oder Personennamen werden über Metadaten wie IPTC Location, Event oder PersonInImage gespeichert – das hält Dateinamen kurz und Metadaten zukunftsfähig.

Ordnerstruktur und Ablagelogik im Familienarchiv

Ich sortiere Dateien in einer hierarchischen Struktur nach Jahrzehnt → Jahr → Anlass. Das erleichtert das Wiederfinden und reduziert Dubletten.

📁 1980er
  └── 📁 1985
        └── 📁 Weihnachten
              └── 19851224_Weihnachten_IMG_001.jpg

Diese Struktur lässt sich gut mit Metadaten und Dateinamen kombinieren.

Metadaten nutzen, um Bilder auffindbar zu machen

Metadaten wie PersonInImage, Ort oder Anlass helfen enorm bei der Archivpflege. Ich arbeite mit:

IPTC/XMP: standardisierte Beschreibungsfelder
ExifTool: zur automatisierten Bearbeitung
Stichwörtern: Personen, Orte, Ereignisse

Diese Informationen bleiben auch über Jahre erhalten – selbst beim Verschieben der Dateien.

Werkzeuge, mit denen ich arbeite

Für das Archiv nutze ich eine Kombination aus Software und Hardware:

ausführlich hier beschrieben: meine Dienstleistungen: Scannen

📷 iPhone 16 Pro Max – für aktuelle Aufnahmen
🖨️ Canon Flachbettscanner – für Papierdokumente
💾 Synology NAS – zentrale Speicherung
🧰 ExifTool & Bridge – für Metadatenpflege
🖥️ digiKam – für Bildverwaltung & Personenstichwörter

Tipps für langfristige Sicherung und Backups

Digitale Erinnerungen brauchen mehr als einen Speicherort. Meine Backup-Strategie:

🗄️ Externe Festplatte (1x pro Monat)
☁️ Cloud-Backup (Ende-zu-Ende-verschlüsselt)
🔁 RAID-gesichertes NAS im Heimnetzwerk

So kann auch bei einem Datenverlust nichts wirklich verloren gehen.

Fazit: Mein persönlicher Workflow im Überblick

Der Aufbau eines digitalen Familienarchivs ist eine Mischung aus Technik, Systematik und Herzblut. Mit einem klaren Namensschema, intelligenter Ordnerstruktur und gepflegten Metadaten lassen sich selbst große Bildmengen langfristig beherrschen – und für künftige Generationen bewahren.

Wie ich mein Familienarchiv aufbaue

Warum ein digitales Familienarchiv sinnvoll ist

Inhaltsverzeichnis

Dateibenennung mit System: Datum, Uhrzeit und Medientyp

Ordnerstruktur und Ablagelogik im Familienarchiv

Metadaten nutzen, um Bilder auffindbar zu machen

Werkzeuge, mit denen ich arbeite

Tipps für langfristige Sicherung und Backups

Fazit: Mein persönlicher Workflow im Überblick

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