Volltextsuche im Dokumentenarchiv: Windows und Synology NAS richtig nutzen

Veröffentlicht am 13. August 2026 · zuletzt aktualisiert am 13. August 2026 / in Technik

Eine möglichst gute OCR-Textschicht macht den Inhalt meiner gescannten PDFs für die Suche nutzbar. Windows und die Synology NAS indizieren diesen Text und finden dadurch auch Begriffe, die nicht im Dateinamen stehen. Die fachliche Ordnerstruktur begrenzt den Suchraum: Statt immer den gesamten Bestand zu durchsuchen, starte ich möglichst im passenden Jahres-, Objekt- oder Themenbereich.

Warum OCR allein noch keine gute Suche ergibt

Ein PDF kann eine einwandfreie, unsichtbare OCR-Textschicht besitzen und trotzdem nicht über seinen Inhalt gefunden werden. Das passiert, wenn nur Dateinamen indiziert werden, der Archivordner außerhalb des Suchbereichs liegt oder der Dateityp PDF nicht für die Inhaltsindizierung vorgesehen ist.

Der Ablauf besteht deshalb aus drei getrennten Schritten:

1. OCR macht den Text im PDF maschinenlesbar.
2. Die Indizierung übernimmt Text und Metadaten in den jeweiligen Suchindex.
3. Windows Search verwendet seinen lokalen Index; Universal Search und File Station greifen auf den Index der Synology NAS zu.

Zwei Suchwege zum selben Dateibestand

Windows Explorer

Windows Search indiziert auf dem PC ausgewählte lokale Speicherorte. Microsoft unterscheidet dabei zwischen der Indizierung von Eigenschaften und der zusätzlichen Indizierung von Dateiinhalten. Nur die zweite Variante ermöglicht die Suche nach Begriffen innerhalb eines PDF. Die Einstellungen liegen unter den Windows-Such- und Indizierungsoptionen; dort lässt sich auch kontrollieren, wie der Dateityp PDF behandelt wird. Siehe Microsoft: Search indexing in Windows.

Für eine Synology-Freigabe gilt eine Besonderheit: Windows muss den gesamten NAS-Bestand nicht zwingend wie eine lokale Festplatte selbst indizieren. Synology dokumentiert, dass vollständig indizierte Ordner über SMB eingebunden und anschließend im Windows Explorer nach Dateien und Inhalten durchsucht werden können.

Synology Universal Search und File Station

Universal Search arbeitet mit dem Index der NAS. Die Suche kann direkt in DSM beginnen; gefundene Dateien lassen sich unter anderem in File Station öffnen. Nicht indizierte Ordner erscheinen nicht in den Ergebnissen. Ohne ausgewählte Dateitypen bleibt die Suche auf Dateinamen beschränkt. Grundlage dafür ist die Datei-Indizierung in Universal Search.

Synology für die Inhaltssuche vorbereiten

In Universal Search werden unter Voreinstellungen → Datei-Indizierung die gewünschten Archivordner aufgenommen. Für die Volltextsuche müssen zusätzlich die passenden Dateitypen für die Inhaltsindizierung ausgewählt sein. Für das Dokumentenarchiv ist insbesondere die Kategorie Dokumente wichtig.

Prüfpunkte:

• der richtige freigegebene Archivordner ist indiziert
• Dokumente sind als zu indizierender Dateityp aktiviert
• die Erstindizierung ist abgeschlossen und nicht angehalten
• Unterordner besitzen keine abweichende Regel, die die gewünschte Indizierung verhindert
• bei Fehlern werden Indexdaten geprüft und gezielt neu aufgebaut

Universal Search durchsucht laut Synology keine externen USB-/SD-Speicher, Remote-Ordner, Cloud-Ordner oder eingebundene ISO-Dateien. Solche Speicherorte sind daher kein verlässlicher Teil dieses Suchwegs. Siehe Synology: Universal Search.

NAS-Freigabe unter Windows einbinden

Der Archivordner wird über SMB angesprochen, beispielsweise als UNC-Pfad:

\\NAS\Archiv

Alternativ kann dieselbe Freigabe als Netzlaufwerk verbunden werden. Voraussetzung sind aktivierter SMB-Dienst und passende Zugriffsrechte. Synology beschreibt ausdrücklich, dass vollständig indizierte SMB-Ordner im Windows Explorer nach Dateien und Inhalten durchsucht werden können. Siehe Synology: SMB-Einstellungen.

Eine SMB-Freigabe ist nicht dasselbe wie eine lokale Synology-Drive-Synchronisierung. Bei einer Synchronisierung liegen ausgewählte Dateien zusätzlich auf dem PC und können dort über den lokalen Windows-Index erfasst werden. Bei der SMB-Suche bleiben die Dateien auf dem NAS; der Zugriff erfolgt direkt auf die Freigabe. DSM, File Station und das Drive-Webportal sind weitere Zugangswege, ersetzen aber keine bewusst konfigurierte Ordner- und Inhaltsindizierung.

Was sucht Windows – und was sucht die Synology?

Bei lokalen oder synchronisierten Dateien verwendet Windows seinen eigenen Index. Bei einer vollständig indizierten Synology-Freigabe kann Windows Explorer die über SMB eingebundene Freigabe auch nach Dateiinhalten durchsuchen. Die dafür erforderliche Inhaltsindizierung erfolgt auf der Synology NAS. Universal Search und File Station greifen unmittelbar auf den Synology-Index zu.

Dadurch bleibt das Archiv dateibasiert und ist nicht von einer einzigen Suchoberfläche abhängig.

Suchbegriffe und Operatoren richtig einsetzen

Ein einfacher Einstieg sind aussagekräftige Begriffe aus dem Dokumentinhalt:

Viessmann Rechnung
Grundsteuer Mötzingen
Golf TÜV
DKV Beitragsanpassung

Ob ein Treffer aus dem Dateinamen, den Metadaten oder der OCR-Textschicht stammt, hängt vom Bestand und vom verwendeten Suchweg ab. Für eine Kontrolle eignet sich ein Begriff, der sicher nur im Dokumentinhalt vorkommt.

Windows-Suche

Windows verwendet die Advanced Query Syntax, kurz AQS. Microsoft dokumentiert unter anderem Leerzeichen für eine UND-Verknüpfung, OR, NOT, Anführungszeichen für eine exakte Wortfolge sowie Eigenschaften wie ext: oder date:. OR und NOT müssen großgeschrieben werden; ihre Verfügbarkeit und lokalisierte Eigenschaftsnamen sollten in der eingesetzten Windows-Version geprüft werden. Microsoft weist außerdem darauf hin, dass OR und NOT in AQS nicht gemeinsam innerhalb derselben Abfrage verwendet werden können. Siehe Microsoft: Advanced Query Syntax.

Heizung Wartung
Heizung OR Wärmepumpe
Heizung NOT Angebot
"Viessmann Vitodens"
ext:.pdf

Synology-Suche

Universal Search dokumentiert eine eigene Syntax. && verlangt beide Begriffe, || lässt einen der Begriffe genügen. Mit -Begriff oder !Begriff wird ein Begriff ausgeschlossen; zwischen Operator und Begriff darf dabei kein Leerzeichen stehen. Zusätzlich bietet die Oberfläche kombinierbare Kriterien und Zeitbereiche. Siehe Synology: Suche in Universal Search.

Heizung && Wartung
Heizung || Wärmepumpe
Heizung -Angebot

Typische Fehler systematisch prüfen

• Das PDF sieht lesbar aus, besitzt aber keine durchsuchbare Textschicht.
• Der NAS-Ordner ist nicht oder nur nach Dateinamen indiziert.
• Ein anderer Ordner wurde in Universal Search aufgenommen.
• Dokumente beziehungsweise PDF-Dateien sind für die Inhaltsindizierung nicht aktiviert.
• Die Indizierung läuft noch, wurde angehalten oder ist nicht aktuell.
• Der Suchbegriff wird mit der Syntax des jeweils anderen Systems eingegeben.
• Die Datei liegt in einem nicht unterstützten Remote-, Cloud- oder Mount-Bereich.

Für die Fehlersuche empfiehlt sich ein bekanntes Test-PDF mit einem eindeutigen Begriff in der OCR-Textschicht. Wird es über den Dateinamen, aber nicht über diesen Begriff gefunden, liegt das Problem meist zwischen Inhaltsindizierung und Suchindex – nicht bei der sichtbaren PDF-Seite.

Quellenstand

Geprüft am 13. August 2026. Die Synology-Angaben beziehen sich auf die zu diesem Zeitpunkt veröffentlichte Dokumentation für DSM 7. Suchoberflächen und Bezeichnungen können sich mit späteren DSM- oder Windows-Versionen ändern.

• Synology Knowledge Center: Datei-Indizierung in Universal Search
• Synology Knowledge Center: Suche in Universal Search
• Synology Knowledge Center: SMB-Einstellungen
• Synology Knowledge Center: Überblick zu Universal Search
• Microsoft Support: Search indexing in Windows
• Microsoft Learn: Advanced Query Syntax