Governance für die Digitalisierung analoger Fotoarchive

Veröffentlicht am 12. Juli 2026 · zuletzt aktualisiert am 27. August 2026 / in Fotografie

Version 1.2 · Stand 12. Juli 2026 · Eric Beuchel
Zitierhinweis: Eric Beuchel, Governance für die Digitalisierung analoger Fotoarchive, Version 1.2, 2026, beuchel-online.de.

Zweck dieses Dokuments

Diese Governance legt verbindliche Regeln für die Digitalisierung analoger Bildbestände fest. Sie gilt für Papierfotos, Dias, Negative, Kontaktabzüge, Albumseiten, Glasplatten, Planfilme und vergleichbare fotografische Originale.

Sie richtet sich an private Fotoarchive, Familienarchive, Vereine, kleine Sammlungen und Projekte, bei denen analoge Bildbestände dauerhaft digital nutzbar gemacht werden sollen.

Das Ziel besteht nicht nur darin, Bilder sichtbar zu machen. Es geht darum, Bildinhalt, Herkunft, Reihenfolge, Beschriftungen, technische Qualität und historischen Zusammenhang dauerhaft zu erhalten.

Die Digitalisierung ist deshalb kein einzelner Scanvorgang, sondern ein Prozess aus:

1. Bestandsaufnahme
2. Auswahl und Priorisierung
3. technischer Erfassung
4. Dateibenennung
5. Metadatenpflege
6. Qualitätskontrolle
7. Sicherung
8. dokumentierter Weitergabe

Kurz gesagt

Für die Digitalisierung analoger Fotoarchive gelten folgende Grundregeln:

• Das analoge Original bleibt grundsätzlich erhalten.
• Masterdateien und Nutzungskopien werden getrennt geführt.
• Papierfotos werden in der Regel mit 600 dpi erfasst.
• Dias und Kleinbildnegative werden in der Regel mit 2.400 bis 4.000 dpi erfasst.
• TIFF ist das bevorzugte Format für Masterdateien.
• JPEG dient der Anzeige, Weitergabe und Veröffentlichung.
• DNG wird nur verwendet, wenn tatsächlich verwertbare Rohdaten entstehen.
• Beschriftete Rückseiten werden mitdigitalisiert.
• Dateinamen müssen dauerhaft verständlich bleiben.
• Personen, Orte, Zeiträume und Herkunft werden als Metadaten erfasst.
• Bearbeitete Fassungen dürfen die Masterdatei nicht ersetzen.
• Ein Dienstleister muss Probescan, Dateiformate, Reihenfolge und Datenschutz verbindlich klären.
• Die fertigen Dateien werden mindestens nach dem 3-2-1-Prinzip gesichert.
• Kein einzelnes Programm besitzt Archivhoheit.

1. Geltungsbereich

Diese Governance gilt für:

• Papierfotos
• Dias
• Farbnegative
• Schwarz-Weiß-Negative
• Mittelformatnegative
• Kontaktabzüge
• eingeklebte Fotoalben
• lose Albumseiten
• Glasplatten
• Planfilm
• fotografische Sonderformate
• fotografisch reproduzierte Dokumente mit Bildcharakter
• Rückseiten, Umschläge, Beschriftungen und Begleitmaterialien

Nicht Gegenstand dieser Governance sind reine Textdokumente, Akten oder Geschäftsunterlagen. Für diese gelten gesonderte Regeln der Dokumentenarchivierung.

2. Grundprinzipien

2.1 Das Original bleibt erhalten

Die Digitalisierung ersetzt das analoge Original nicht automatisch.

Papierfotos, Dias und Negative sind weiterhin eigenständige Originale. Sie sollen erhalten bleiben, solange keine konservatorischen, rechtlichen oder praktischen Gründe dagegensprechen.

Eine Vernichtung des Originals allein deshalb, weil eine digitale Datei erzeugt wurde, ist nicht zulässig.

2.2 Die Digitalisierung muss nachvollziehbar bleiben

Jede Digitalisierung muss später nachvollziehbar machen:

• welches Original erfasst wurde,
• wann die Digitalisierung erfolgte,
• mit welchem Verfahren gearbeitet wurde,
• welche Datei als Master gilt,
• welche Bearbeitungen vorgenommen wurden,
• welche Nutzungskopien daraus entstanden sind.

2.3 Masterdatei und Nutzungskopie werden getrennt

Die Masterdatei dient der dauerhaften Sicherung und späteren Weiterverarbeitung.

Die Nutzungskopie dient der:

• Bildschirmdarstellung
• Weitergabe
• Veröffentlichung
• Präsentation
• Nutzung in Webseiten
• Nutzung in Flickr
• Nutzung in E-Mail
• Erstellung von Fotobüchern

Die Nutzungskopie darf kleiner, komprimiert oder bearbeitet sein. Sie ersetzt jedoch nicht die Masterdatei.

2.4 Metadaten gehören zum Archivgut

Eine Bilddatei ohne Kontext verliert mit der Zeit einen großen Teil ihres Wertes.

Zu einem digitalen Fotoarchiv gehören daher nicht nur die Bildpunkte, sondern auch:

• Personen
• Orte
• Datum oder Zeitraum
• Fotograf oder Urheber
• Herkunft
• Originalbeschriftung
• Zusammenhang
• Reihenfolge
• Rechte
• Bearbeitungsstand

2.5 Programme sind Werkzeuge

Kein Scannerprogramm, keine Bildverwaltung und keine Cloudplattform darf alleinige Trägerin der Archivinformation sein.

Wichtige Metadaten müssen in den Dateien selbst oder in offen dokumentierten Begleitdateien gespeichert werden.

Die langfristige Lesbarkeit darf nicht von einem einzelnen Hersteller, einer Datenbank oder einem Cloudkonto abhängen.

2.6 Offene und verbreitete Formate haben Vorrang

Für Master- und Begleitdateien sind Formate zu bevorzugen, die:

• dokumentiert,
• weit verbreitet,
• herstellerunabhängig,
• dauerhaft lesbar,
• in mehreren Programmen nutzbar

sind.

3. Bestandsaufnahme vor der Digitalisierung

Vor Beginn der Digitalisierung muss der Bestand grob erfasst werden.

Mindestens festzuhalten sind:

• Art des Materials
• ungefähre Anzahl
• vorhandene Reihenfolge
• Beschriftungen
• Zustand
• erkennbare Dubletten
• empfindliche oder beschädigte Vorlagen
• besonders wertvolle Einzelstücke
• bereits digitalisierte Teile

3.1 Bestände trennen

Die Materialien sollen mindestens in folgende Gruppen getrennt werden:

• Papierfotos
• Dias
• Farbnegative
• Schwarz-Weiß-Negative
• Mittelformat
• Kontaktabzüge
• Albumseiten
• beschädigte Vorlagen
• Sonderformate

Diese Trennung ist erforderlich, weil unterschiedliche Materialien unterschiedliche Geräte, Auflösungen und Nachbearbeitungen benötigen.

3.2 Reihenfolge und Herkunft erhalten

Vorhandene Ordnungen dürfen nicht leichtfertig aufgelöst werden.

Zu erhalten sind insbesondere:

• Reihenfolge in Dia-Magazinen
• Reihenfolge von Filmstreifen
• Reihenfolge in Umschlägen
• Albumstruktur
• handschriftliche Nummern
• Datumsangaben
• Zuordnung zu Personen oder Ereignissen

Die ursprüngliche Ordnung ist Teil des historischen Zusammenhangs.

3.3 Auswahl und Priorisierung

Nicht jeder Bestand muss sofort vollständig digitalisiert werden.

Priorität haben:

1. gefährdete oder beschädigte Originale
2. einzigartige Familien- oder Zeitdokumente
3. eindeutig beschriftete Bestände
4. Bilder mit bekannten Personen und Orten
5. Materialien mit drohendem Farb- oder Trägerverlust
6. Bestände mit hoher Nutzungserwartung

Technisch schlechte, unbeschriftete oder mehrfach vorhandene Bilder können nachrangig behandelt werden.

4. Umgang mit Originalen

4.1 Reinigung

Originale dürfen nur vorsichtig gereinigt werden.

Zulässig sind in der Regel:

• Blasebalg
• antistatischer Pinsel
• weiches, fusselfreies Tuch
• geeignete Filmreinigungswerkzeuge

Nicht zulässig sind ohne Fachkenntnis:

• Haushaltsreiniger
• Glasreiniger
• Wasser
• Lösungsmittel
• aggressive Tücher
• Druckluft aus ungeeigneten Dosen
• mechanisches Abkratzen

4.2 Eingeklebte Fotos

Fest eingeklebte Fotos dürfen nicht gewaltsam aus Alben entfernt werden.

Stattdessen sind je nach Zustand folgende Verfahren zulässig:

• komplette Albumseite scannen
• Albumseite fotografisch reproduzieren
• Foto nur dann lösen, wenn dies ohne Beschädigung möglich ist
• bei wertvollen Alben konservatorische Beratung einholen

4.3 Beschädigte oder empfindliche Vorlagen

Glasplatten, spröde Negative, eingerissene Filme oder stark gewölbte Vorlagen sollen nicht ohne geeignete Erfahrung verarbeitet werden.

Für solche Bestände ist ein spezialisierter Dienstleister vorzusehen.

5. Technische Erfassung

5.1 Grundsatz

Die gewählte Auflösung muss zum Ausgangsmaterial passen.

Eine höhere Zahl allein ist kein Qualitätsnachweis. Maßgeblich ist die reale optische Leistung des Geräts.

Interpolierte Auflösungen sind zu vermeiden.

5.2 Papierfotos

Für normale Papierfotos gilt:

• Standardauflösung: 600 dpi
• Mindestauflösung für reine Dokumentation: 300 dpi
• höhere Auflösung bei kleinen Vorlagen: bis 1.200 dpi
• Farbtiefe: möglichst 24 Bit, bei hochwertigem Workflow 48 Bit

600 dpi sind für die meisten Papierabzüge ein sinnvoller Kompromiss aus Detailtreue, Dateigröße und Bearbeitbarkeit.

5.3 Dias und Kleinbildnegative

Für Kleinbilddias und Negative gilt:

• Mindestbereich: 2.400 dpi
• bevorzugter Bereich: 3.200 bis 4.000 dpi
• höhere Werte nur bei realer optischer Auflösung
• Farbtiefe: möglichst 48 Bit
• Schärfepunkt und Planlage sind zu prüfen

Bei Kleinbildmaterial liefern etwa 4.000 dpi ungefähr eine Bilddatei in einer Größenordnung von rund 20 Megapixeln.

5.4 Mittelformatnegative

Bei Mittelformatnegativen reichen häufig 2.400 dpi aus, da die Vorlage größer ist.

Die tatsächliche Auflösung ist anhand eines Probescans zu prüfen.

5.5 Schwarz-Weiß-Negative

Bei Schwarz-Weiß-Negativen ist zu beachten:

• infrarotbasierte Staubentfernung funktioniert häufig nicht zuverlässig,
• Korn darf nicht mit Schmutz verwechselt werden,
• automatische Glättung ist zu vermeiden,
• Kontrastkorrekturen dürfen die Masterdatei nicht ersetzen.

5.6 Scanner und Kamera-Digitalisierung

Zulässig sind:

• hochwertiger Flachbettscanner für Papierfotos
• Filmscanner für Dias und Negative
• Flachbettscanner mit geeigneter Durchlichteinheit
• kontrollierte Kamera-Reproduktion mit stabiler Beleuchtung und Halterung

Ein Büro-Multifunktionsgerät ist für hochwertige Dia- und Negativdigitalisierung nicht geeignet.

5.7 Scannerprofil und Farbmanagement

Bei hochwertigen oder farbkritischen Beständen soll ein reproduzierbarer Farbworkflow verwendet werden.

Dazu gehören je nach Anspruch:

• Geräteprofil
• definierter Farbraum
• dokumentierte Scaneinstellungen
• unveränderte Masterdatei
• kontrollierte Bildschirmdarstellung

5.7.1 IT8-Kalibrierung mit SilverFast

Für farbkritische Digitalisierungen soll der Scanner mit einem geeigneten IT8-Target profiliert werden.

Dabei gilt:

• Für Papierfotos und andere Aufsichtsvorlagen ist ein Aufsicht-Target zu verwenden.
• Für Dias und Film ist ein geeignetes Durchlicht-Target zu verwenden.
• Das Target muss zum verwendeten Verfahren und Material passen.
• Das erzeugte ICC-Profil ist gemeinsam mit der Projektdokumentation aufzubewahren.
• Target-Bezeichnung, Referenzdatei, Kalibrierungsdatum, Scanner und Softwareversion sind zu dokumentieren.
• Nach wesentlichen Änderungen am Scanner, an der Lichtquelle, an der Software oder am Arbeitsplatz ist die Kalibrierung zu prüfen und bei Bedarf zu erneuern.

SilverFast-IT8-Targets dienen der Scannerprofilierung. Sie werden separat gescannt und mit der zugehörigen Referenzdatei ausgewertet. Das daraus erzeugte ICC-Profil korrigiert die gerätespezifische Farbwiedergabe des Scanners.

Ein IT8-Target ersetzt nicht die Qualitätskontrolle des eigentlichen Digitalisats.

5.7.2 Sichtbare Farbreferenz bei Kamera-Reproduktionen

Bei fotografischer Reproduktion kann zusätzlich ein ColorChecker oder eine vergleichbare sichtbare Farbreferenz in einer Referenzaufnahme verwendet werden.

Diese Referenz dient insbesondere zur:

• Kontrolle von Weißabgleich und Belichtung
• Beurteilung der Farbwiedergabe
• Erstellung oder Prüfung eines Kameraprofils
• Dokumentation der Aufnahmebedingungen

Die Referenzkarte muss nicht in jeder endgültigen Bilddatei sichtbar bleiben. Mindestens eine eindeutig zugeordnete Referenzaufnahme soll jedoch aufbewahrt werden.

5.7.3 Abgrenzung der Verfahren

IT8-Target und sichtbarer ColorChecker erfüllen unterschiedliche Aufgaben:

• Das IT8-Target dient der Profilierung und Kalibrierung des Scanners.
• Der ColorChecker dient vor allem als sichtbare Referenz bei Kamera-Reproduktionen.
• Beide Verfahren können sich ergänzen, sind aber nicht austauschbar.
• Bei Scanner-Digitalisierung ist grundsätzlich die gerätebezogene IT8-Profilierung vorzuziehen.
• Bei Kamera-Reproduktion ist eine sichtbare Farbreferenz besonders sinnvoll.

5.7.4 Dokumentationspflicht

Für farbkritische Bestände sind mindestens festzuhalten:

• Scanner- oder Kameramodell
• verwendete Software und Version
• verwendetes Target
• Art des Targets: Aufsicht oder Durchlicht
• ICC-Profil
• Kalibrierungsdatum
• verwendeter Farbraum
• Beleuchtung bei Kamera-Reproduktion
• Abweichungen vom Standardworkflow

5.7.5 Weißabgleich bei fotografischen Reproduktionen

Bei fotografischer Reproduktion ist für jede einheitlich beleuchtete Aufnahmeserie eine Referenzaufnahme mit neutraler Grau- oder Farbreferenz anzufertigen.

Dabei gilt:

• Der Weißabgleich ist anhand einer geeigneten Graukarte oder eines ColorCheckers zu bestimmen.
• Der ermittelte Weißabgleich soll auf die gesamte unter identischen Lichtbedingungen aufgenommene Serie angewendet werden.
• Kamera, Beleuchtung und Aufnahmeparameter sollen während der Serie unverändert bleiben.
• Aufnahmen sollen möglichst im RAW-Format erfolgen.
• Die Referenzaufnahme ist gemeinsam mit der Serie aufzubewahren.
• Ein automatischer Weißabgleich für jedes Einzelbild ist zu vermeiden, wenn dadurch uneinheitliche Ergebnisse entstehen.

5.7.6 Weißabgleich und Papierweiß beim Scannen

Bei Scanner-Digitalisierungen erfolgt die Farbkorrektur vorrangig über ein geeignetes Scannerprofil beziehungsweise ICC-Profil.

Das gealterte Papierweiß eines historischen Fotos darf nicht ohne dokumentierte Entscheidung automatisch auf neutrales Weiß korrigiert werden.

Dabei sind zwei Fassungen zu unterscheiden:

1. Dokumentarische Fassung
   Sie gibt den heutigen Zustand des Originals möglichst neutral wieder. Vergilbung, Alterungsspuren und bestehende Farbverschiebungen bleiben grundsätzlich sichtbar.

2. Restaurierte Fassung
   Sie darf Farbverschiebungen, Vergilbung und Kontrastverluste vorsichtig korrigieren. Diese Fassung ist zusätzlich zur dokumentarischen Masterdatei zu speichern und eindeutig als bearbeitet zu kennzeichnen.

Restaurative Farbkorrekturen dürfen die neutrale Masterdatei nicht ersetzen.

6. Dateiformate

6.1 TIFF als bevorzugte Masterdatei

Für archivwürdige Papierbilder, Dias und Negative ist grundsätzlich eine verlustfreie Masterdatei zu erzeugen.

Als bevorzugtes Format gilt TIFF.

TIFF eignet sich insbesondere wegen:

• verlustfreier Speicherung
• breiter Softwareunterstützung
• hoher Farbtiefe
• Metadatenfähigkeit
• Herstellerunabhängigkeit
• Eignung für spätere Bearbeitung

Abweichungen sind zu dokumentieren.

6.2 JPEG als Nutzungskopie

JPEG ist für folgende Zwecke zulässig:

• Anzeige
• Weitergabe
• Veröffentlichung
• Web
• Flickr
• Fotobuch
• E-Mail
• mobile Nutzung

JPEG darf nicht die einzige Fassung besonders wichtiger Bilder sein.

6.3 DNG

DNG darf verwendet werden, wenn:

• tatsächlich Rohdaten entstehen,
• der Workflow dokumentiert ist,
• eine langfristig lesbare Fassung zusätzlich vorhanden ist,
• geeignete Programme zur Weiterverarbeitung verfügbar sind.

DNG ist kein automatischer Qualitätsnachweis.

6.4 Proprietäre Formate

Proprietäre Scanner- oder Projektformate dürfen nur ergänzend verwendet werden.

Sie dürfen nicht die einzige archivierte Fassung darstellen.

6.5 Kompression

Für Masterdateien sind zulässig:

• unkomprimiertes TIFF
• verlustfrei komprimiertes TIFF

Verlustbehaftete Kompression ist für Masterdateien zu vermeiden.

7. Dateimodell

Für wichtige Bilder sind bis zu drei Fassungen zulässig.

7.1 Masterdatei

Die Masterdatei enthält den möglichst neutralen, vollständigen Scan.

Sie wird:

• nicht überschrieben,
• nicht verkleinert,
• nicht nachträglich verlustbehaftet gespeichert,
• dauerhaft aufbewahrt.

7.2 Bearbeitete Archivfassung

Eine bearbeitete Archivfassung darf erzeugt werden, wenn:

• das Bild ausgerichtet,
• beschnitten,
• farblich korrigiert,
• restauriert,
• retuschiert

wird.

Die Bearbeitung muss nachvollziehbar bleiben.

7.3 Nutzungskopie

Die Nutzungskopie darf:

• verkleinert,
• geschärft,
• komprimiert,
• zugeschnitten,
• mit Wasserzeichen versehen

werden.

Sie muss eindeutig von der Masterdatei unterscheidbar sein.

8. Dateibenennung

Für Dateien, die in das eigentliche Fotoarchiv übernommen werden, gilt ausschließlich die zentrale Regel Dateibenennung im Familienarchiv: yyyymmdd_hhmmss_identifier[_rolle][-nn].ext. Jahr, Ereignis, Ort, Personen und Bestandsbeschreibung gehören in XMP/IPTC und nicht in den Archivdateinamen.

Nicht geeignet sind Namen wie:

SCAN0001.JPG
IMG_4587.TIF
NEU_FINAL_2.JPG

Ältere oder von Dienstleistern gelieferte Digitalisierungs-Rohbestände können vor der kontrollierten Archivübernahme noch sprechende Arbeitsnamen tragen, zum Beispiel:

1958_Familienfeier_Meissen_001_vorne.tif
1958_Familienfeier_Meissen_001_rueckseite.tif

oder:

DIA_MAGAZIN_07_023.tif
NEG_FILM_1969_04_BILD_12.tif

Diese Namen sind Herkunfts- und Arbeitsnamen, keine zweite verbindliche Fotoarchivregel. Der ursprüngliche Liefername kann in XMP:PreservedFileName dokumentiert werden.

8.1 Anforderungen an den Archivnamen

Der Archivname enthält Zeitstempel, stabilen Identifier und nur bei Bedarf eine definierte archivische Rolle. Vorder- und Rückseiten oder weitere Fassungen werden eindeutig zugeordnet. Beschreibende Angaben bleiben in Metadaten und der Bestandsdokumentation.

8.2 Keine Sonderabhängigkeiten

Dateinamen sollen:

• keine unnötigen Sonderzeichen enthalten,
• keine laufwerksabhängigen Pfade voraussetzen,
• nicht nur aus internen Datenbanknummern bestehen,
• auf verschiedenen Betriebssystemen lesbar bleiben.

9. Rückseiten und Beschriftungen

Beschriftete Rückseiten sind eigenständiger Bestandteil des Archivguts.

Sie müssen:

• separat gescannt,
• eindeutig der Vorderseite zugeordnet,
• oder vollständig als Metadaten übertragen

werden.

Historisch relevante Originalbeschriftungen dürfen nicht ausschließlich durch eine modernisierte Abschrift ersetzt werden.

Bei wertvollen Bildern sollen sowohl die Rückseite als Bilddatei als auch eine textliche Übertragung erhalten bleiben.

10. Metadaten

10.1 Mindestmetadaten

Soweit bekannt, sollen folgende Angaben erfasst werden:

• abgebildete Personen
• Aufnahmeort
• Aufnahmedatum
• geschätzter Zeitraum
• Fotograf oder Urheber
• Eigentümer des Originals
• Herkunft des Bildes
• Album-, Film- oder Magazinbezug
• Originalbeschriftung
• Beschreibung des Ereignisses
• Rechte und Nutzungseinschränkungen
• Datum der Digitalisierung
• verwendetes Gerät
• Bearbeitungsstatus

10.2 Unsichere Angaben

Unsichere Angaben müssen als unsicher gekennzeichnet werden.

Beispiele:

• „vermutlich 1958“
• „wahrscheinlich Meißen“
• „Person nicht sicher identifiziert“
• „Datierung nach Kleidung geschätzt“

Vermutungen dürfen nicht als gesicherte Tatsachen gespeichert werden.

10.3 Personen

Personennamen sollen konsistent geführt werden.

Bei Namensvarianten sind zulässig:

• Geburtsname
• Ehename
• frühere Schreibweisen
• bekannte Spitznamen
• unsichere Zuordnung

Personenmetadaten sollen möglichst in standardisierten XMP- oder IPTC-Feldern gespeichert werden.

10.4 Orte

Ortsangaben sollen so präzise wie sinnvoll erfasst werden.

Mögliche Ebenen:

• Land
• Region
• Ort
• Straße
• Gebäude
• historischer Ortsname
• heutiger Ortsname
• GPS-Koordinaten

Historische und heutige Bezeichnungen dürfen parallel geführt werden.

10.5 Metadaten in der Datei

Wichtige Metadaten sollen in der Bilddatei selbst gespeichert werden, soweit das Dateiformat dies unterstützt.

Zusätzliche Datenbanken oder Kataloge sind zulässig, dürfen aber nicht die einzige Quelle sein.

11. Bildbearbeitung und Restaurierung

11.1 Grundsatz

Die Masterdatei bleibt unverändert.

Bearbeitungen werden nur an zusätzlichen Fassungen vorgenommen.

11.2 Zulässige Bearbeitungen

Zulässig sind unter anderem:

• Ausrichtung
• Beschnitt
• Tonwertkorrektur
• Farbkorrektur
• Entfernung von Staub
• vorsichtige Kratzerkorrektur
• Restaurierung beschädigter Bildbereiche

11.3 Kennzeichnung

Starke Bearbeitungen müssen gekennzeichnet werden.

Dazu gehören:

• Rekonstruktion fehlender Bildteile
• KI-gestützte Ergänzungen
• nachträgliche Kolorierung
• Entfernung von Personen oder Gegenständen
• starke Retusche
• Montage mehrerer Bilder

11.4 KI-Bearbeitung

KI-gestützte Fassungen dürfen niemals die einzige Archivfassung sein.

Sie sind als redaktionell oder künstlich bearbeitet zu kennzeichnen.

Die neutral digitalisierte Masterdatei bleibt erhalten.

12. Selberscannen oder Dienstleister

12.1 Selberscannen

Selberscannen ist sinnvoll, wenn:

• der Bestand überschaubar ist,
• geeignete Technik vorhanden ist,
• besondere Sorgfalt erforderlich ist,
• Personen und Orte direkt erkannt werden,
• kein hoher Zeitdruck besteht,
• die eigene Arbeitszeit bewusst eingeplant wird.

12.2 Dienstleister

Ein Dienstleister ist sinnvoll, wenn:

• große Mengen vorliegen,
• mehrere Tausend Dias oder Negative zu erfassen sind,
• keine geeignete Technik vorhanden ist,
• Sonderformate vorliegen,
• beschädigte Vorlagen bearbeitet werden müssen,
• ein Projekt in begrenzter Zeit abgeschlossen werden soll.

12.3 Mischmodell

Ein Mischmodell ist zulässig und häufig sinnvoll.

Beispiel:

• Massendigitalisierung durch Dienstleister
• wichtige Einzelbilder in Eigenregie
• Metadatenpflege im eigenen Archiv
• Nachbearbeitung nur ausgewählter Bilder

13. Anforderungen an Dienstleister

Vor Auftragserteilung muss eine schriftliche Leistungsbeschreibung vorliegen.

Mindestens zu klären sind:

• verwendetes Gerät
• reale optische Auflösung
• Farbtiefe
• Dateiformate
• TIFF-Masterdateien
• JPEG-Nutzungskopien
• Rohdaten oder DNG
• automatische Farbkorrektur
• Schärfung
• Entrauschung
• Staub- und Kratzerkorrektur
• Beschnitt
• Reihenfolge
• Dateibenennung
• Erfassung von Rückseiten
• Umgang mit Beschriftungen
• Verarbeitungsort
• Unterauftragnehmer
• Transport
• Versicherung
• Datenspeicherung
• Löschung temporärer Kopien
• Rücklieferung
• Reklamationsverfahren

13.1 Probescan

Vor einem größeren Auftrag ist ein Probescan verpflichtend.

Der Probescan soll typische Materialien enthalten:

• normales Papierfoto
• dunkles Bild
• helles Bild
• Dia
• Farbnegativ
• Schwarz-Weiß-Negativ
• beschriftete Rückseite

Erst nach Prüfung darf der Gesamtauftrag freigegeben werden.

13.2 Datenschutz

Bei privaten oder sensiblen Beständen muss der Dienstleister erklären:

• wo die Daten verarbeitet werden,
• wer Zugriff erhält,
• ob Unterauftragnehmer eingesetzt werden,
• wie lange Dateien gespeichert bleiben,
• wie die Löschung erfolgt,
• wie Originale transportiert und gesichert werden.

13.3 Lieferung

Die Lieferung soll mindestens enthalten:

• Masterdateien
• Nutzungskopien
• nachvollziehbare Ordnerstruktur
• eindeutige Dateinamen
• dokumentierte Scaneinstellungen
• Zuordnung zu Originalen
• bei großen Beständen Prüfsummen
• Übergabeprotokoll

14. Zeit- und Kostenbewertung

Der Zeitaufwand des Selberscannens muss realistisch bewertet werden.

Zur Digitalisierung gehören:

• Sortierung
• Reinigung
• Einlegen
• Scannen
• Kontrolle
• Benennung
• Metadaten
• Nachbearbeitung
• Sicherung

Für Papierfotos sind bei geordneter Stapelverarbeitung häufig etwa ein bis drei Minuten pro Bild anzusetzen.

Bei Dias und Negativen ist der Aufwand meist deutlich höher.

Der Scan selbst ist nur ein Teil des Gesamtprozesses. Die meiste Zeit entsteht durch Vorbereitung, Kontrolle, Benennung und Metadatenpflege.

Ein günstiger Stückpreis bei einem Dienstleister ist kein Qualitätsnachweis.

15. Qualitätssicherung

15.1 Mindestprüfung

Jeder Digitalisierungsdurchlauf muss stichprobenartig geprüft werden.

Zu kontrollieren sind:

• Vollständigkeit
• richtige Reihenfolge
• Schärfe
• korrekter Bildausschnitt
• Farbstich
• Helligkeit
• Staub
• Kratzer
• Dateiformat
• Dateigröße
• Dateiname
• Metadaten
• Zuordnung Vorderseite/Rückseite

15.2 Fehlerhafte Dateien

Fehlerhafte oder unvollständige Scans müssen erneut erzeugt werden.

Sie dürfen nicht allein durch spätere Bildbearbeitung „gerettet“ werden, wenn ein besserer Scan möglich ist.

15.3 Prüfsummen

Für größere oder besonders wertvolle Bestände sollen Prüfsummen verwendet werden.

Geeignet ist insbesondere SHA-256.

Prüfsummen dienen der Erkennung unbeabsichtigter Veränderungen und Datenfehler.

15.4 Wiederholbarkeit

Die verwendeten Einstellungen sollen dokumentiert werden, damit ein Bestand später unter vergleichbaren Bedingungen erneut bearbeitet werden kann.

16. Ablage und Ordnerstruktur

Die Ablage soll auch ohne Spezialsoftware verständlich bleiben.

Ein mögliches Modell lautet:

Fotoarchiv/
├── 01_Master/
├── 02_Bearbeitet/
├── 03_Nutzung/
├── 04_Rueckseiten/
├── 05_Metadaten/
└── 06_Dokumentation/

Alternativ kann die Ablage nach Urheber, Jahr und Bestand erfolgen.

Wichtig ist nicht ein einziges vorgeschriebenes Modell, sondern:

• klare Trennung der Fassungen
• nachvollziehbare Struktur
• keine Abhängigkeit von Laufwerksbuchstaben
• keine ausschließliche Datenbankstruktur
• stabile Pfade
• dokumentierte Benennung

17. Sicherung und Langzeitaufbewahrung

17.1 3-2-1-Prinzip

Für Masterdateien gilt mindestens:

• drei Kopien
• auf zwei unterschiedlichen Speichersystemen
• eine Kopie räumlich getrennt

17.2 Keine ausschließliche Synchronisation

Synchronisation ist kein vollständiges Backup.

Gelöschte oder beschädigte Dateien können synchron mitgelöscht werden.

Es müssen Versionen oder echte Sicherungsstände vorhanden sein.

17.3 Offline-Kopie

Mindestens eine Sicherung soll zeitweise offline sein.

Dies schützt gegen:

• Schadsoftware
• Fehlbedienung
• Überspannung
• Verschlüsselungstrojaner
• Benutzerfehler

17.4 Cloud

Cloudspeicher darf ergänzend verwendet werden.

Er darf nicht die einzige Sicherung darstellen.

Zu beachten sind:

• Anbieterabhängigkeit
• Kontosperren
• laufende Kosten
• Synchronisationsfehler
• Datenschutz
• Exportmöglichkeit

17.5 Wiederherstellung testen

Ein Backup gilt erst dann als brauchbar, wenn eine Wiederherstellung erfolgreich getestet wurde.

17.6 Migration

Speichermedien und Dateiformate müssen regelmäßig überprüft werden.

Eine Migration auf neue Datenträger ist vorzusehen, wenn:

• Medien altern,
• Schnittstellen entfallen,
• Geräte nicht mehr verfügbar sind,
• Dateiformate nicht mehr zuverlässig unterstützt werden.

18. Dokumentation des Workflows

Für größere Bestände soll eine kurze Projektdokumentation geführt werden.

Sie enthält mindestens:

• Projektname
• Umfang
• Zeitraum
• verantwortliche Person
• verwendete Geräte
• verwendete Software
• Scanauflösung
• Farbtiefe
• Dateiformate
• Dateinamenschema
• Metadatenmodell
• Ablagestruktur
• Sicherungskonzept
• bekannte Abweichungen
• offene Fragen

19. Rollen und Verantwortlichkeiten

19.1 Bestandsverantwortlicher

Der Bestandsverantwortliche entscheidet über:

• Auswahl
• Priorisierung
• Benennung
• Metadaten
• Rechte
• Veröffentlichung
• Weitergabe

19.2 Technischer Bearbeiter

Der technische Bearbeiter verantwortet:

• Scaneinstellungen
• Dateiformate
• Dateibenennung
• technische Qualität
• sichere Übergabe
• Dokumentation

19.3 Fachkundiger Kontextgeber

Bei Familien-, Vereins- oder Ortsarchiven können weitere Personen für die Identifizierung von:

• Personen
• Orten
• Ereignissen
• Zeiträumen

einbezogen werden.

Unsichere Angaben bleiben als unsicher gekennzeichnet.

20. Veröffentlichung und Weitergabe

Nutzungskopien dürfen veröffentlicht werden, wenn:

• Rechte geklärt sind,
• Persönlichkeitsrechte berücksichtigt werden,
• sensible Informationen geprüft wurden,
• keine unzulässigen Rückseitenangaben sichtbar sind,
• Metadaten vor Veröffentlichung kontrolliert wurden.

Masterdateien werden grundsätzlich nicht für Webplattformen oder soziale Netzwerke verwendet.

Plattformen wie Flickr dienen der Präsentation, nicht der Archivhoheit.

21. Typische Fehler

Zu vermeiden sind insbesondere:

• ausschließlich kleine JPEG-Dateien
• zu niedrige Auflösung
• unrealistisch hohe interpolierte Auflösung
• keine Rückseitenscans
• unverständliche Dateinamen
• keine Metadaten
• starke automatische Korrekturen
• Überschreiben der Masterdatei
• ausschließliche Cloudablage
• nur eine Festplatte
• Auflösung der ursprünglichen Reihenfolge
• keine Probescans
• fehlende Datenschutzklärung beim Dienstleister
• Abhängigkeit von einer einzigen Softwaredatenbank

22. Praktische Mindeststandards

22.1 Papierfoto

Mindeststandard:

• 600 dpi
• TIFF-Master
• JPEG-Nutzungskopie
• Rückseite bei Beschriftung
• nachvollziehbarer Dateiname
• Metadaten
• mindestens zwei Sicherungen

22.2 Kleinbilddia

Mindeststandard:

• 2.400 bis 4.000 dpi
• TIFF-Master
• JPEG-Nutzungskopie
• Magazin- oder Reihenfolgenbezug
• Qualitätskontrolle
• mindestens zwei Sicherungen

22.3 Kleinbildnegativ

Mindeststandard:

• 2.400 bis 4.000 dpi
• TIFF-Master
• nachvollziehbare Film- und Bildnummer
• keine ausschließliche automatische Korrektur
• Qualitätskontrolle
• mindestens zwei Sicherungen

22.4 Große Dienstleister-Aufträge

Mindeststandard:

• schriftliche Leistungsbeschreibung
• Probescan
• TIFF-Masterdateien
• JPEG-Nutzungskopien
• dokumentierte Reihenfolge
• Datenschutzklärung
• Stichprobenkontrolle
• Übergabeprotokoll
• Prüfsummen bei wertvollen Beständen

23. Entscheidungsregel

Die zentrale Entscheidung lautet nicht nur:

Selbst scannen oder scannen lassen?

Sondern:

Wer kann den gesamten Prozess aus technischer Erfassung, Benennung, Metadaten, Kontrolle und Sicherung zuverlässig leisten?

Selberscannen ist sinnvoll, wenn Wissen, Zeit und Technik vorhanden sind.

Ein Dienstleister ist sinnvoll, wenn Menge, Technik oder Zeit dies erfordern.

Unabhängig vom Weg bleibt die Archivverantwortung beim Eigentümer des Bestands.

24. Schlussfolgerung

Ein guter Scan ist nur der Anfang.

Erst durch:

• geeignete Auflösung
• verlustfreie Masterdateien
• nachvollziehbare Dateinamen
• Metadaten
• dokumentierte Bearbeitungen
• Qualitätssicherung
• Backups
• offene Formate

wird aus einer Sammlung digitaler Bilder ein dauerhaft nutzbares Fotoarchiv.

Die Technik darf dabei nicht zum Selbstzweck werden.

Programme, Scanner, Datenbanken und Cloudplattformen sind Werkzeuge. Entscheidend ist, dass Bild, Kontext und Herkunft auch dann verständlich bleiben, wenn die heute verwendete Software längst ersetzt wurde.

Checkliste zur Umsetzung

Vor dem Start

• [ ] Bestand grob erfasst
• [ ] Materialien getrennt
• [ ] Reihenfolge dokumentiert
• [ ] beschädigte Originale markiert
• [ ] Prioritäten festgelegt
• [ ] Zielauflösung bestimmt
• [ ] Masterformat festgelegt
• [ ] Dateinamenschema vorbereitet
• [ ] Ablagestruktur angelegt
• [ ] Backup eingerichtet

Beim Scannen

• [ ] Original vorsichtig gereinigt
• [ ] richtige Auflösung gewählt
• [ ] reale optische Auflösung verwendet
• [ ] Scannerprofil beziehungsweise ICC-Profil geprüft
• [ ] bei farbkritischen Beständen geeignetes IT8-Target verwendet
• [ ] bei Kamera-Reproduktion Referenzaufnahme mit ColorChecker oder Graukarte erstellt
• [ ] Weißabgleich für die Aufnahmeserie dokumentiert
• [ ] gealtertes Papierweiß nicht ungeprüft neutralisiert
• [ ] Masterdatei erzeugt
• [ ] Vorder- und Rückseite zugeordnet
• [ ] Dateiname geprüft
• [ ] Bildqualität kontrolliert
• [ ] Reihenfolge erhalten

Nach dem Scannen

• [ ] Metadaten ergänzt
• [ ] Masterdatei nicht verändert
• [ ] Nutzungskopie erzeugt
• [ ] Bearbeitung dokumentiert
• [ ] Prüfsummen erstellt
• [ ] Backup durchgeführt
• [ ] Wiederherstellung getestet
• [ ] Originale sachgerecht zurückgeordnet

Bei Dienstleistern

• [ ] Probescan erhalten
• [ ] reale Auflösung bestätigt
• [ ] TIFF-Master vereinbart
• [ ] JPEG-Nutzungskopien vereinbart
• [ ] Reihenfolge dokumentiert
• [ ] Dateibenennung abgestimmt
• [ ] Datenschutz geklärt
• [ ] Löschung temporärer Daten vereinbart
• [ ] Lieferung stichprobenartig geprüft