DMS und GoBD: Was bei Rechnungen und Belegen zählt
Aktualisiert am 10. Juli 2026 / in Digitale Archive
Inhaltsübersicht
Die GoBD betreffen nicht nur grosse Unternehmen. Auch kleine Organisationen müssen steuerlich relevante elektronische Unterlagen so führen und aufbewahren, dass sie vollständig, geordnet, nachvollziehbar und prüfbar bleiben. Die Anforderungen müssen proportional umgesetzt werden, dürfen aber nicht einfach ignoriert werden.
Hinweis: Dieser Beitrag stellt allgemeine fachliche und technische Informationen bereit. Er ersetzt keine individuelle Rechts-, Datenschutz- oder Steuerberatung. Die konkrete Bewertung hängt vom Einzelfall, der Organisation, den verarbeiteten Daten, den steuerlichen Pflichten und der tatsächlichen technischen Umsetzung ab. Bei rechtlich oder steuerlich relevanten Entscheidungen sollten ein Rechtsanwalt, Datenschutzberater oder Steuerberater hinzugezogen werden.
Wer ist betroffen?
Betroffen sein können Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer, Unternehmen, Vereine, gemeinnützige Vereine, private Vermieter und gewerbliche Vermieter. Nicht jeder hat dieselbe Buchführungspflicht, aber steuerlich relevante Unterlagen dürfen nicht beliebig verändert, verstreut oder unlesbar abgelegt werden.
Private Haushalte sind abzugrenzen. Für rein private Unterlagen gelten die GoBD grundsätzlich nicht. Trotzdem können Handwerkerrechnungen, Garantieunterlagen, Steuerermassigungen oder Gebäudedokumentation eine lange und nachvollziehbare Aufbewahrung sinnvoll machen.
Private Vermieter differenziert einordnen
Nicht jeder private Vermieter ist in jeder Hinsicht einem buchführungspflichtigen Unternehmen gleichgestellt. Seine steuerlich relevanten elektronischen Vermietungsunterlagen müssen jedoch geordnet, vollständig, nachvollziehbar und prüfbar aufbewahrt werden.
Typische Unterlagen sind Mietverträge, Mietzahlungen, Betriebskostenabrechnungen, Hausgeldabrechnungen, Handwerkerrechnungen, Versicherungsbelege, Grundsteürbescheide, Darlehens- und Zinsnachweise, Modernisierungsunterlagen und Verwalterunterlagen.
GoBD-Grundsätze aus Benutzersicht
Nachvollziehbarkeit bedeutet: Herkunft, Eingang, Dokumentdatum, Bearbeitung, Zuordnung und Export müssen später erklärbar sein. Eine Rechnung im Downloadordner ohne Datum, Herkunft und Objektbezug ist schwach dokumentiert.
Vollständigkeit bedeutet: Originalanhang, E-Mail, Anlagen, XML-Daten, Zahlungsnachweis und Buchungsbezug dürfen nicht auseinanderfallen. Bei E-Rechnungen ist besonders wichtig, den strukturierten Teil nicht durch eine blosse Ansicht zu ersetzen.
Unveränderbarkeit bedeutet nicht, dass nie korrigiert werden darf. Aber das Original darf nicht unbemerkt überschrieben werden. Arbeitsfassungen, Notizen oder OCR-Korrekturen gehören nachvollziehbar dazu und dürfen das Original nicht verdecken.
Zeitgerechte Erfassung bedeutet: keine monatelange Zwischenablage in Downloadordnern, Postfächern oder Scanner-Verzeichnissen. Eingangskorbe müssen kontrolliert und Belege zeitnah in das führende System übernommen werden.
Ordnung entsteht durch Dokumenttyp, Korrespondent, Datum, Steuerjahr, Objekt, Rechnungsnummer und Buchungsbezug. Je kleiner die Organisation, desto einfacher darf das Modell sein. Aber es muss wiederholbar bleiben.
Datenzugriff bedeutet: Ein geordneter Export muss möglich bleiben. Dazu gehören lesbare Darstellung, Originaldateien, Metadaten und nachvollziehbare Zuordnung.
Verfahrensdokumentation proportional halten
Eine kleine Organisation braucht kein überdimensioniertes Handbuch. Sie braucht aber eine kurze Beschreibung, wie Dokumente eingehen, gescannt, importiert, benannt, berechtigt, gesichert, exportiert und gelöscht werden.
Mindestens beschrieben werden sollten:
- Dokumenteneingang
- Scanprozess
- elektronische Originale
- Verantwortlichkeiten
- Berechtigungen
- Änderungen
- Aufbewahrung
- Löschung
- Backup
- Wiederherstellung
- Export
- Systemänderungen
DMS und Buchhaltung trennen
Das DMS speichert und erschliesst Dokumente. Die Buchhaltung verarbeitet den steuerlichen Geschäftsvorfall. MailStore archiviert die ursprüngliche E-Mail. Das Backup schützt vor Verlust. Diese Rollen dürfen sich ergänzen, sollten aber nicht verschwimmen.
Praxisfall: Eine Vereinsrechnung kommt im Vorstandspostfach an. Was sieht die Person? Eine E-Mail mit Rechnung. Was muss sie entscheiden? Wer darf zugreifen, welches Steuer- oder Vereinsjahr ist betroffen und wie wird die Rechnung verbucht? Welches System ist führend? E-Mail-Archiv für Nachricht, DMS oder Vereinsablage für Beleg, Buchhaltung für Zahlung und Buchung. Fehler: Rechnung privat weiterleiten und später nur in einem persönlichen Postfach finden.
Weiterführende Seiten
- PDF, ZUGFeRD und XRechnung richtig archivieren.
- DSGVO im DMS bei personenbezogenen Daten und Löschung.
- DMS für Selbstständige, Vereine und private Vermieter.
Quellen und Prüfstand
Stand: 10. Juli 2026. Geprüft wurden AO § 146, AO § 147, die GoBD im AO-Handbuch des BMF sowie die BMF-Informationen zur E-Rechnung. Als Praxis- und Sekundaerquellen wurden zusätzlich Lexware/Haufe zu GoBD, Archivierung, PDF-Rechnungen und GoBD sowie zur Rechnungsstellung mit Word oder Excel berücksichtigt.