Archivierungsstrategie statt Software

Der größte Irrtum

Viele Anwender betrachten Obsidian, Paperless-ngx, digiKam oder Excire als ihr Archiv. Aus archivischer Sicht sind diese Programme jedoch Arbeitsmittel. Sie helfen beim Erfassen, Suchen, Beschreiben und Auswerten.

Das eigentliche Archiv besteht aus dauerhaft lesbaren Dateien, nachvollziehbaren Strukturen und möglichst eingebetteten Metadaten.

Was das eigentliche Archiv ausmacht

Zum Archiv gehören Fotos, Scans, PDF/A-Dokumente, Audio- und Videodateien, Notizen, Quellen und Beschreibungen. Entscheidend ist, dass wichtige Informationen nicht nur in einer Programmdatenbank liegen.

Personen, Orte, Ereignisse, Quellen, Rechte und Schlagwörter sollten dort gespeichert werden, wo sie langfristig mit den Dateien verbunden bleiben können.

Die Rolle der Werkzeuge

digiKam verwaltet Bildmetadaten. Excire unterstützt die Bildsuche. Paperless-ngx hilft bei OCR, Volltext und Dokumentenabläufen. Obsidian dokumentiert Regeln, Wissen und Zusammenhänge.

Keines dieser Werkzeuge sollte alleinige Archivhoheit besitzen. Sie sind nützlich, solange sie klare Aufgaben erfüllen und die Daten nicht einsperren.

Archivierungsstrategie in neun Schritten

1. Ziele bestimmen: Was soll über welchen Zeitraum für wen erhalten bleiben?
2. Auswahl treffen: Nicht jede Datei ist archivwürdig. Originale, Belege, Quellen und Kontext werden bewusst ausgewählt.
3. Verantwortung klären: Wer pflegt, prüft, sichert und übernimmt den Bestand?
4. Ordnung festlegen: Verständliche Ordner, Dateinamen und Rollen bilden die stabile Grundstruktur.
5. Metadaten definieren: Pflichtfelder, Standards und führende Instanzen werden je Objektart festgelegt.
6. Originale schützen: Original, Archivfassung, Bearbeitung und Nutzungskopie bleiben unterscheidbar.
7. Sicherung aufbauen: Mehrere unabhängige Kopien, Prüfsummen und Restore-Tests schützen vor Verlust.
8. Migration planen: Formate, Datenträger und Programme werden regelmäßig überprüft und kontrolliert abgelöst.
9. Übergabe dokumentieren: README, Zugangskonzept und Zuständigkeiten machen das Archiv generationenfähig.

Erst wenn diese Entscheidungen stehen, lässt sich beurteilen, ob ein Dateisystem genügt oder ob digiKam, Excire, Paperless-ngx, Obsidian, MailStore oder ein anderes Werkzeug sinnvoll ergänzt.

Strategie gegen Produktdenken

Produktdenken fragt: Welche Software kann möglichst viel? Strategie fragt: Welche Information ist führend, wo liegt sie, wie wird sie geprüft und wie verlässt sie das System wieder?

Ein Programm kann komfortabel suchen und trotzdem ungeeignet für die Übergabe sein. Eine Cloud kann zuverlässig synchronisieren und dennoch keinen vollständigen Export liefern. Eine Datenbank kann Personen perfekt erkennen und trotzdem proprietäre Regionen speichern, die kein Nachfolgeprogramm versteht.

Deshalb gilt der Grundsatz Wünsche und Ziele vor Werkzeugen. Die Rollen der Werkzeuge werden begrenzt und dokumentiert.

Prüfen statt vertrauen

Die IT kann täuschen. Der Mensch kann logisch prüfen. Ein korrektes Dateiformat, eine erfolgreiche Synchronisation oder ein grüner Status beweisen noch keine archivische Qualität.

Prüfsummen zeigen, ob Bits verändert wurden. Sie zeigen nicht, ob das Foto richtig datiert, die Person korrekt erkannt oder das Dokument vollständig beschrieben wurde. C2PA unterstützt die Prüfung von Provenienz, beweist aber nicht automatisch die Wahrheit des Inhalts. Menschliche Plausibilitätsprüfung, Quellenvergleich und dokumentierte Bestätigung bleiben notwendig.

Die Strategie verbindet deshalb technische Kontrollen mit fachlicher Prüfung: Lesbarkeit, Vollständigkeit, Metadaten, Kontext, Rechte und Wiederherstellung werden regelmäßig stichprobenweise kontrolliert.

Migrations- und Ausstiegsplan

Jedes eingesetzte System braucht bereits bei der Einführung einen Ausstiegsplan. Dazu gehören vollständige Exporte, dokumentierte Feldzuordnungen, offene Formate und ein Test, ob andere Werkzeuge die Daten wieder einlesen können.

• Welche Originaldateien und Metadaten können exportiert werden?
• Welche Informationen liegen nur in der Datenbank?
• Bleiben Hierarchien, Personen, Regionen, Rechte und Beziehungen erhalten?
• Welche Konfiguration, Schlüssel oder Lizenz wird zur Wiederherstellung benötigt?
• Kann ein Nachfolger den Bestand ohne das bisherige Programm verstehen?

Eine Migration wird zunächst mit einem repräsentativen Testbestand geprüft. Erst nach erfolgreichem Rücklesen folgen Gesamtbestand, Abnahme und dokumentierte Stilllegung des alten Systems.

Übergabe und digitaler Nachlass

Eine Archivierungsstrategie endet nicht bei der eigenen Nutzung. Sie bestimmt, wer den Bestand später übernehmen darf, welche Software hilfreich ist und wie der Zugriff auch ohne Spezialprogramme möglich bleibt.

Im Hauptverzeichnis erklären README oder Archivhandbuch die Struktur, Dateiformate, Metadatenregeln, Sicherungen und Zuständigkeiten. Zugangsdaten werden getrennt und sicher verwahrt. Der digitale Nachlass enthält einen letzten Wiederherstellungs- und Übergabeplan.

Genealogie als Vorbild

In der Familienforschung wird seit langem zwischen Quelle, Auswertung und Programm unterschieden. Nicht das Genealogieprogramm ist die Quelle, sondern Urkunden, Fotos, Kirchenbucheinträge und dokumentierte Hinweise.

Dieses Prinzip lässt sich auf digitale Familienarchive, Vereinsarchive und kleine Dokumentenarchive übertragen.

Fazit

Software kommt und geht. Ein digitales Archiv sollte deshalb niemals von einer einzelnen Anwendung abhängen.

Das eigentliche Archiv sind Dateien, Metadaten, Regeln und dokumentierte Zusammenhänge.